Bitácora de lecciones aprendidas para el área EHS

Imagina que llevas a cabo la actualización de uno de tus formatos relacionados con la aprobación de sustancias químicas para tu organización, agregaste un nuevo dato importante como el tipo de equipo de emergencia a requerirse para el área que está solicitando el químico. Tu nueva versión del formato te quedo estupendo excepto porque…comenzaste a utilizarlo sin haber hecho una liberación formal de este nuevo formato y como resultado, durante la semana ya tuviste tres solicitudes para comprar nuevos químicos a tu planta, pero los solicitantes están usando la versión anterior. Solo alcanzaste a que dos ingenieros utilizaran tu nuevo formato y eso sucedió porque ellos dos se acercaron a ti para preguntarte antes cual era el formato que podían utilizar para ingresar un nuevo químico a la planta.

Como puedes observar, hay muchas lecciones aprendidas en este tema,

• Falta de liberación formal del formato a través de tu sistema de Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional (EHS). Quizás tu sistema incluya una reunión con los supervisores aplicables o un curso en línea para explicar el nuevo formato o mínimo una comunicación por correo a los involucrados de este cambio, etc.
• La falta de comunicación entre tu equipo de trabajo para ponerse de acuerdo cuando dejar de usar la nueva versión y cuando comenzar a utilizar el nuevo formato.
• Mejorar la comunicación para que los usuarios de tu Sistema EHS (ingenieros, supervisores, personal de compras, etc.) conozcan donde pueden descargar la última versión del formato de aprobación de químicos sin tener que preguntarte.

Te podrás imaginar que esto te trajo atrasos en la aprobación de las sustancias químicas que te estaban solicitando, quizás tuviste que ofrecer una disculpa a los solicitantes sobre la confusión de los formatos, regresar un poco para documentar todo de manera formal, etc.

Este inconveniente será solucionado pero ¿habrás aprendido de esta situación? ¿Será algo que no volverá a pasar?

Registra tus lecciones EHS aprendidas.

Aquí es donde una bitácora de aprendizajes para tu departamento EHS te puede ayudar a no solo registrar los principales errores y lecciones aprendidas que vayan sucediendo, sino que puede ser una muy buena herramienta para reflexionar dentro del equipo y seguir alineando tu filosofía de trabajo, valores, misión, visión EHS, etc.

Al final de la semana puedes analizar cuales fueron esas lecciones aprendidas. ¿Te imaginas registrar tus lecciones aprendidas cada semana durante un año? ¡Cuánta información valiosa para mejorar podrías obtener¡

Si revisas periódicamente tus lecciones aprendidas podrás darte cuenta donde estas fallando consistentemente y podrás enfocar mejor tus recursos para remediar esos problemas.

Reunión periódica para revisar tu bitácora de lecciones aprendidas

Revisa periódicamente tus lecciones aprendidas en un tiempo de lapso que sea razonable de acuerdo con tus actividades y tamaño de la empresa donde trabajas (mensual, trimestral, semestral, anual). Recuerda que al final de lo que se trata es de no caer en el mismo error así que seguramente tu sabes si tienes que hacer esta revisión muy frecuente o de manera más espaciada. En lo personal cada mes es algo que puede funcionar en la mayoría de las organizaciones.

No es necesario que tengas una reunión específica para revisar solamente los aprendizajes en un periodo de tiempo, puedes hacer esta revisión en alguna otra reunión periódica EHS que ya tengas con tu equipo EHS, solo es necesario tomar unos minutos de esa reunión para tocar el aprendizaje del periodo de tiempo en cuestión.

Candados para tu Sistema EHS

Si tienes el hábito de registrar y revisar periódicamente tus lecciones aprendidas, verás que tendrás un material muy valioso para reforzar tu Sistema EHS. Si identificas que hay un error sistemático ¿Qué estas esperando para poner un control sistemático o trabajar para eliminarlo?

La bitácora de lecciones aprendidas también puede servir para mejorar en aspectos como trabajo en equipo, falta de comunicación, responsabilidad, alineación de filosofía de trabajo, etc., así que aprovecha la información que te da tu bitácora y compártela con todo tu equipo. Seguramente entre todos podan dar ideas para mejorar continuamente.

Como puedes ver, tu bitácora de lecciones aprendidas se estará construyendo a la medida de tus actividades y complejidad de tareas diarias. Quizás en un mes, de 10 lecciones aprendidas tomaras solo 1 o 2 de ellas para establecer junto con tu equipo los controles o acciones que se requieren tener para evitar que vuelvan a aparecer. Con la práctica te darás cuenta de que tan frecuente se tiene que revisar esta bitácora y que se tomará en cuenta, entre todas las lecciones que vayas anotando.

Si crees conveniente que esta bitácora se vaya alineando a tu sistema de acciones correctivas y preventivas de tu sistema EHS, adelante. Esta es una muy buena fuente de información para fortalecer tu sistema. Nuevamente, con la práctica te darás cuenta cuales de las lecciones aprendidas que ameriten ser trabajadas a manera de acción correctiva o cuales otras simplemente con un pequeño plan de acción podrás evitar su repetición.

Por ejemplo, si durante la semana se presentó un derrame de sustancias químicas, muy seguramente su análisis para evitar recurrencia será necesario revisarlo en tu sistema de acciones correctivas EHS. Si por otro lado se presentó una falta de comunicación entre tu equipo de trabajo que repercutió en una mala planeación para ingresar tu licencia de emisiones contaminantes entonces quizás sea necesario solo sostener una reunión con tu equipo y asegurar que todos comprendan las fechas de cumplimiento clave regulatorio en el calendario del Sistema EHS.

Como puedes ver, la bitácora de lecciones aprendidas es una herramienta muy valiosa que nos puede ayudar a seguir mejorando continuamente nuestro sistema EHS y al mismo tiempo mantener alineado a nuestro equipo de trabajo. ¿Qué otros aspectos crees que puedan mejorarse al llevar una bitácora de lecciones aprendidas?

Hasta pronto,

Héctor,