Delegación de tareas en tu equipo Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional (EHS)

En esta situación donde estamos enfrentando un momento histórico por esta pandemia, el modo de vida en muchos aspectos está cambiando. La escuela tomo un modo alternativo con la educación en línea, nuestras compras se modifican y compras en línea se tornan con mayor demanda, la convivencia con nuestros seres queridos es muy diferente. Nos damos cuenta de que la palabra cambio y adaptación es algo que está muy en uso.

El día de hoy me gustaría comentar sobre como esta época de cambios puede servir para hacer una reflexión en las actividades que llevamos a cabo todos los días en nuestros trabajos y en particular en el área EHS.

Ya sea que estés en una región en donde la actividad empresarial e industrial haya disminuido poco o en un lugar donde haya ocurrido una disminución parcial o total; es un hecho que la manera en cómo administramos a nuestros equipos EHS está cambiando. Un tema muy específico en esta etapa de cambios tiene que ver con la delegación de tareas.

Antes de la pandemia, ¿Cómo era tu delegación de tareas con tu equipo EHS? ¿Eras de las personas que te costaba trabajo delegar las cosas entre tu equipo? ¿Y qué tal en estos tiempos?

Seguramente dadas las condiciones actuales has tenido que delegar un poco más. Las organizaciones que están operando parcialmente, por ejemplo, han tenido que delegar en funciones ya sea por falta de personal o por necesidades operativas o prácticas.

Este es un buen momento pues para poner en práctica y seguir desarrollando tus habilidades para delegar tareas. ¿Qué tal si delegas un poco en tu equipo para la evaluación de nuevos proveedores de monitoreos ambientales, elaboración de procedimientos de seguridad ocupacional, revisión de monitoreos laborales, reuniones con brigadas, impartición de algún curso EHS, etc.?

Actividades de delegación para el área EHS puede haber muchas, lo importante es la práctica ¿Crees que es muy difícil una actividad para tu equipo? Pruébalo. ¿Te da miedo a que no lo hagan bien? Guíalos un poco y que ellos terminen, analiza que hicieron bien, ¿No era lo que esperabas? Tal vez te falto una mejor explicación de la tarea a realizar.

Conociendo a tu equipo de trabajo

Claro que no es lo mismo pedirle a alguien de tu equipo que reciba a un proveedor para cotizar un nuevo sistema de extracción de emisiones contaminantes en tu organización que pedir soporte para realizar una estadística de incidentes. Cada tarea tendrá su complejidad y requerirá una habilidad específica, pero es ahí donde como líder EHS te tocará decidir.

Recuerda que cada vez que delegas estarás dando un paso más para liberar un poco de tiempo en tu agenda y tendrás la oportunidad de enfocarte en otros temas más estratégicos. Por su puesto que habrá situaciones en donde te equivoques, toma nota de los errores y las lecciones aprendidas y mejora en la próxima. Tanto tu como tu equipo de trabajo entenderán este proceso e irán afinando en la ejecución, pero, si no estas acostumbrado a delegar ¿Cómo sabrás si alguien de tu equipo puede ayudarte? ¿Cómo puedes ir soltando tareas entre tu personal para que poco a poco vayan mejorando en sus áreas?

Por ejemplo, quizás sientas que eres el único que puede realizar un procedimiento de bloqueo y etiquetado o de corte y soldadura y que nadie en tu equipo EHS puede realizar esta actividad, o al menos no tan rápido como tú. ¿Quizás es cierto, pero como esperas que tu equipo mejore en este tema sino practicas con ellos? Delega esta actividad y pide una primera versión de este procedimiento.

No tiene que estar perfecto a la primera ni mucho menos pero quizás con solo haber delegado su elaboración ya habrías obtenido de entrada, el documento en el formato adecuado, un primer borrador de las actividades para la ejecución de corte y soldadura en la planta, las responsabilidades, etc. Habrás ganado tiempo muy valioso para que en dado caso le des una segunda revisada para agregar solo un par de cosas antes de terminarlo.

Igual si esta delegación no fue lo que esperabas, platica con tu personal y explica por qué no está bien y lo que requieres para que mejore. Esta actividad puede que lleve varias vueltas, pero veras que al paso del tiempo tanto tus empleados como tu estarán entrando en un mecanismo de delegación más efectivo con menos supervisión.

¿Estás solo en el área EHS?

Bueno quizás eres la única persona que administra los programas EHS en tu organización y aparentemente no hay a donde voltear para delegar, pero ¿qué tal si te apoyas en otros departamentos? Puedes pedir este soporte con gerencias de otras áreas. Quizás vean el área EHS como un área compleja y difícil para darte el soporte, pero sabemos que hay muchas actividades que solo requieren las ganas y el compromiso de alguien más para sacarlas adelante. Muestra esas actividades donde puedas ganar soporte en otras áreas delegando tareas EHS.

Consideraciones importantes para delegación de tareas

• Se muy claro con las especificaciones de la tarea a delegar y los resultados que esperas.
• Cuidado de caer en el juego de la “delegación de tareas” si estarás pidiendo la información lista cada 5 minutos o revisando los avances de manera muy constante. Dale espacio y tiempo a tu equipo. Es bueno dar una retro alimentación de cómo va el avance de la tarea delegada, pero ten cuidado de que esto no sea extremista. Confía en tu equipo y espera su resultado para la fecha acordada, ya habrá oportunidad de comentar las mejoras.
• Cuando concluyan, muéstrales lo bien que hicieron el trabajo, resalta las cosas positivas y muéstrales por qué delegaste esa tarea en ellos. Quizás es por alguna habilidad específica que nadie más en tu equipo tiene, menciónalo.
• Por otro lado, refuerza con ellos las cosas en donde tienen que mejorar. Comparte como podrían haberlo hecho mejor. Compartiendo tu conocimiento y experiencia en el tema trabajado estarán agradecidos y verás que en próximas tareas similares la actividad será más efectiva para ambas partes.
• Algo muy importante a considerar es asumir las consecuencias en caso de que las cosas no hayan salido bien, por ningún motivo culpes a tu equipo de una tarea delegada. Como ya hemos dicho, aprendan juntos sobre esta experiencia.
• Delega cuando realmente requieras ayuda genuina de alguien del equipo y no para quitarte una responsabilidad que realmente te pertenece y que debido al grado de especialidad o atención realmente merece tu ejecución.

Como puedes ver, la delegación de tareas en el área EHS es también un tema muy importante que como líderes EHS vamos mejorando así que practica, practica y practica mucho este tema. Sabemos que esta situación es difícil para todos, pero apoyándonos en nuestro equipo mediante la delegación de tareas todo será más fácil.

Y tú, ¿qué actividades delegas normalmente en el área EHS?

Un abrazo,

Héctor,