ISO 14001: 2015 y el contexto de la organización (Parte 2). Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

ISO 14001: 2015 y el contexto de la organización (Parte 2). Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

En el último blog platicábamos sobre el Contexto de la organización considerando en detalle la cláusula 4.1, Comprensión de la organización y de su contexto y revisamos las cuestiones externas e internas que ahora deben ser consideradas en este abordaje y un par de herramientas útiles a manera de sugerencia. En esta ocasión y dando continuidad al punto 4 del estándar ISO 14001:2015: “Contexto de la organización” me gustaría enfocarme ahora con más detalle en la cláusula 4.2 “Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas”. Veamos que dice la norma.

La organización debe determinar:

  1. Las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión ambiental;
  2. Las necesidades y expectativas pertinentes (es decir, requisitos) de estas partes interesadas;
  3. Cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en requisitos legales y otros requisitos

Es importante mencionar que el abordaje para esta determinación, se espera que se haga a un nivel general considerando el conocimiento adquirido de la organización a lo largo de su historia, en este punto no es necesario un nivel detallado complejo.

Respecto a la definición de “parte interesada” en el estándar, tenemos que se define como “Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad”.

Ejemplos de partes interesadas pertinentes al sistema de gestión de la organización pueden ser:

  1. Inversionistas con interés en el desempeño ambiental de la organización.
  2. Comunidad donde la organización está instalada o tiene algún tipo de influencia según su alcance definido.
  3. Proveedores que puedan tener un impacto en relación a alguna política ambiental definida por la empresa para ellos
  4. Corporativo de la organización en cuestión
  5. Clientes
  6. Entidades gubernamentales
  7. Organizaciones no gubernamentales interesadas en la organización y su desempeño ambiental
  8. Empleados

Las partes interesadas en una organización

Para tener un ejemplo más claro supongamos una compañía de fabricación de sustancias químicas con varios años instalada en una ciudad. Supongamos que esta compañía al momento de su instalación se encontraba alejada de la ciudad y prácticamente sus colindancias eran con terrenos sin uso, pero con el paso del tiempo su entorno fue cambiando hasta ser alcanzada por la mancha urbana y como consecuencia de esto hoy en día en sus colindancias tienen desde fraccionamientos residenciales, guarderías, escuelas, universidades hasta centros comerciales y otras industrias cercanas. Sin hacer un análisis detallado, en este ejemplo podemos ver de manera general que algunas de las partes interesadas en el sistema de gestión ambiental para esta empresa podrían ser:

  1. Universidades con interés de participar en programas de prácticas profesionales para sus alumnos en el tema de gestión ambiental. Incluso la empresa puede tener el interés de utilizar las instalaciones de esta universidad para trabajar proyectos de mejora ambiental.
  2. Comunidad que la rodea (fraccionamientos, guarderías, centros comerciales, etc.) con necesidad de conocer su plan de emergencias que pudiera afectar el área.
  3. Empleados de la propia empresa interesados en planes de crecimiento, reubicación o mejoras llevadas a cabo en el tema ambiental.
  4. Empresa aseguradora en prevención de incendios o derrames.

Adicionalmente otras partes interesadas que no necesariamente están en el área cercana de la empresa pero que pueden tener una afectación al sistema de gestión ambiental son:

  1. Clientes y como estos podrían verse afectados por algún cambio en regulación ambiental sobre la fabricación de sustancias.
  2. Inversionistas con interés en desempeño ambiental de la empresa.
  3. Entidades de gobierno encargadas de regulaciones en temas ambientales y de gestión de emergencias.
  4. Organizaciones no gubernamentales interesadas en el desempeño ambiental de esta empresa que incluso podrían presionar para reubicar la ubicación de esta empresa a sitios más compatibles con su actividad.
  5. Proveedores que puedan verse afectados por políticas de disminución de impactos ambientales por insumos o materiales
  6. Corporativo encargado de las directrices que afecten al sistema de gestión ambiental.

Como podemos ver, las partes interesadas podrán variar dependiendo de varios factores como el giro de la empresa, su ubicación geográfica, la relación con sus vecinos, la exigencia de sus clientes, etc., cada organización tendrá que evaluar sus peculiaridades. Por su puesto que una mejor determinación de las partes interesadas de una organización se logrará involucrando a personal clave de la empresa.

Necesidades, expectativas y requisitos legales y otros requisitos de las partes interesadas

Una vez que la organización ha determinado sus partes interesadas pertinentes a su sistema de gestión ambiental, se deberá ahora definir cuáles son sus necesidades y expectativas tanto internas como externas y cuáles de estas se convierten en requisitos legales y otros requisitos.

Debido a que las partes interesadas pueden ser muy variadas, es altamente recomendable que dentro de la organización, se defina un comité de directivos que pueda evaluar estas partes interesadas y definir sus necesidades y expectativas, por ejemplo los empleados de la empresa como parte interesada en el Sistema de Gestión ambiental podrían ser evaluados desde el punto de vista de Recursos Humanos, Desarrollo organizacional, departamento de comunicación o similar, el departamento financiero de la empresa podría participar en la evaluación de los presupuestos para responsabilidad social como trabajo a la comunidad, apoyo a escuelas o comunidades del área, etc., el departamento de Servicios generales junto con la alta gerencia podrían revisar las necesidades y expectativas de cumplimiento en relación a las pólizas contra incendio a nivel local y corporativo.

Al final, lo importante es que los directivos clave de la organización estén involucrados en la identificación y detección de necesidades y expectativas de partes interesadas. El departamento ambiental de la organización podría ser el líder que relacione a las partes interesadas con el sistema de Gestión ambiental evaluando si se tiene alguna afectación por las decisiones o actividades de la organización en cuestión, si es así entonces la organización debe considerar esas necesidades y expectativas solicitadas o divulgadas de alguna forma hacia la empresa.

Puede ser el caso que los requisitos de las partes interesadas no sean necesariamente requisitos de la organización, esto tendrá que ser evaluado en detenimiento ya que algunos requisitos de las partes interesadas reflejan necesidades y expectativas que son obligatorias porque han sido incorporadas a las leyes, reglamentaciones, permisos y licencias gubernamentales o incluso decisiones de tribunales que de cualquier manera la organización debe cumplir. La organización por otra parte puede decidir aceptar o adoptar voluntariamente otros requisitos de las partes interesadas (por ejemplo, establecer una relación contractual o suscribir una iniciativa voluntaria).

Una vez que la organización ha decidido adoptar algún requisito de las partes interesadas evaluadas, estos se convierten en requisitos de la organización y se les deberá dar seguimiento de acuerdo a la cláusula definida para tal efecto dentro del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 (Requisitos legales y otros requisitos).

*De acuerdo a definiciones del estándar Internacional ISO 14001:2015

En los próximas entradas platicaremos sobre los riesgos y oportunidades dentro del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:20015, hasta pronto¡

Héctor

5 Replies to “ISO 14001: 2015 y el contexto de la organización (Parte 2). Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas”

  1. Soy principiante en esto de el conocimiento e interpretación de la ISO 14001: 2015, y sus publicaciones me vienen muy bien.
    Saludos

    1. Gracias por tu comentario. Nos da gusto que te sea de utilidad el artículo. Saludos,