Planeación de inicio de año y preparación de programas EHS
Iniciamos un nuevo año con muchos retos y nuevas esperanzas, 2020 fue un año de muchos cambios para todos. La pandemia nos ha dejado muchas lecciones y nos obligó a hacer cambios inmediatos en muchos sentidos y para los profesionales EHS no fue la excepción. Muchos de los cambios regulatorios para dar cumplimiento a protocolos de prevención COVID-19 y sus controles están siendo implementadas por profesionales del sector Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional (EHS). Este aprendizaje y adaptación continúan para este inicio de año.
Revisión de tus resultados del año anterior
Si queremos comenzar a planear un nuevo año, una parte fundamental sería revisar la estadística de tus diversos indicadores EHS y sus resultados. En nuestra área hay mucha información que se puede analizar: la cantidad de incidentes o accidentes que tuviste durante el año, las emergencias que se presentaron en tu empresa, las matrices de identificación de peligros y riesgos, parámetros de cumplimiento de descargas de aguas residuales, en fin, seguramente ya te estás dando una idea de lo que puedes analizar en tu sistema EHS.
Cada empresa es distinta, cada empresa tiene sus problemas específicos así que analiza bien tus resultados con base en las características propias de tu organización. De este análisis puedes obtener mucha información y saber en qué áreas necesitas poner más atención.
Esta estadística será una buena base entonces para establecer tus nuevos objetivos y programas de EHS para el inicio de año. Por ejemplo, si tus gráficas y estadísticas te muestran que la mayoría de tus incidentes tienen que ver con lesiones por el uso de herramientas filosas pues entonces a trabajar de forma muy específica en este rubro. ¿Y que me dices de tus emisiones contaminantes? ¿Pudiste progresar para eliminar o disminuir tus impactos ambientales? ¿Cuáles son tus 3 o 5 impactos ambientales más importantes en tu organización? Quizás es la generación de residuos o de agua residual. Analiza bien tus datos y trabaja hacia para eliminar o disminuir esos impactos.
Si quieres hacer un análisis más detallado de tus métricos EHS y si en tu organización cuentas con un área de Calidad o mejora Continua, acércate con ellos y comparte los resultados de tus métricos, seguro que ellos te pueden compartir herramientas de análisis estadístico para obtener tus prioridades de manera más precisa para que obtengas un enfoque muy claro sobre tus retos. Gráficas de Pareto o histogramas son por ejemplo herramientas que te pueden servir mucho en tu análisis.
Análisis de resultados para planeación de recursos
Un buen análisis estadístico además de ayudarte a identificar tus principales retos te servirá para planear el uso de tus recursos. Sabemos que en ocasiones no tenemos muchos recursos para trabajar en nuestros programas EHS, pero con el enfoque en tus prioridades, puedes organizarlos mejor.
En este análisis debemos enfocarnos en lo que realmente nos va a ayudar a avanzar en nuestro sistema de seguridad, no solo es crear objetivos y programas porque me siento más cómodo en un tema o en otro, o porque me siento más cómodo trabajando con algún departamento sino de enfocarse realmente en lo que tu análisis te indique. No se trata tampoco de llenarte de muchos objetivos y programas para que a la mitad del año solo estés frustrado por no poderlos cumplir todos. Se selectivo y enfocado de acuerdo con tus recursos.
Mi recomendación es que te apoyes en tus aliados en tu empresa, revisa con áreas como mejora continua, manufactura, producción, recursos humanos, etc., los planes que tengan en común y traten de integrar sus recursos especialmente si son limitados.
¿Programas y Objetivos EHS preventivos o reactivos?
Otra recomendación que puedo dar es hacer un análisis entre los programas preventivos y los programas reactivos a implementar. Quizás te ves obligado a trabajar en aspectos reactivos porque es lo que te esta pegando en este momento en tu organización, pero no olvides incluir una parte preventiva en tus programas para poco a poco avanzar hacia la mejora continua.
Algunos programas preventivos sobre los cuales puedes trabajar son: Cantidad de auditorias EHS realizadas al mes, horas de capacitación EHS por mes, cumplimiento a programa de capacitación de brigadas de emergencia, eliminación o reemplazo de sustancias químicas tóxicas, reducción de la generación de residuos desde su fuente de generación, programas de monitoreo de salud, etc.
Documenta claramente tus objetivos y nuevos programas EHS
Un aspecto fundamental para tu éxito durante todo el año es que coloques todos tus planes y programas en orden, es decir que los documentes. Define claramente las actividades que vas a realizar por cada objetivo o programa incluyendo los responsables y las fechas. Los sistemas de gestión como ISO 14001 o ISO 45001 tiene herramientas muy específicas para que esta documentación sea muy específica, aprovecha las clausulas de Planificación y Evaluación del desempeño para mantener al día tus programas. Seguramente mucho te interesara revisar el Contexto de tu organización y revisar tus riesgos y oportunidades para actualizarlos en este inicio de año. En los Sistemas ISO 14001 e ISO 45001 se presentan estas clausulas con detalle.
En el análisis del contexto de tu organización será importante revisar si además de lo que te diga tu estadística y diagnóstico EHS analices si existe algún requisito específico de algún cliente, entidad de gobierno o tu propio corporativo. En ocasiones, aunque nuestro análisis EHS nos indique que nos tenemos que enfocar en algún problema en específico, puede ser el caso que por algún cumplimiento legal o requisito de cliente tengamos que agregar objetivos que quizás no se alinean del todo a nuestras prioridades pero que igual se deben realizar.
Recuerda que, si es necesario que inviertas más tiempo en reuniones con tu equipo o con otros departamentos para revisar y estar de acuerdo en el detalle del quien, como y cuando, adelante. Vale la pena invertir tiempo de planeación para que luego la acción sea más enfocada.
Hasta pronto,
Héctor,