Haz brillar a tu equipo EHS
Presentación de estadística de incidentes, primeros auxilios, cumplimiento legal, objetivos ambientales, solicitud de presupuesto para programas EHS, revisiones gerenciales, etc. Como profesionales del sector Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional (EHS) continuamente nos enfrentamos a preparar cualquier cantidad de reportes y presentaciones ante grupos directivos en reuniones de diversa índole. Si eres el líder de tu departamento EHS seguramente una parte importante de tu tiempo la inviertes en este tema que es parte fundamental para el éxito del departamento EHS y sus programas definidos.
Trabajo en equipo con herramienta clave
El trabajo en equipo siempre será una gran apuesta en cualquier departamento y aunque si bien es cierto que como en cualquier departamento existe un responsable general, para el área EHS también existirá una persona responsable de las metas definidas en el sistema EHS. Ese responsable será quién al final dará la cara sobre lo que se lleve a cabo o no en el área EHS. Ya sea un gerente, supervisor, director o ingeniero EHS responsable del área este tendrá la responsabilidad de mostrar el progreso de los diversos programas EHS en reuniones ante directivos. Es precisamente en este tipo de foros donde se puede aprovechar para hacer brillar a los integrantes de tu equipo EHS mediante su participación en segmentos claves durante la presentación.
Presentaciones gerenciales con participación de EHS
Cada organización es diferente y cuando se trata de presentar reportes a los directivos, en algunas ocasiones solo está permitido que el grupo gerencial se reúna para revisar este tipo de informes, en este caso toda la representación del equipo EHS queda en manos del gerente o supervisor encargado de esta área y esta persona tendrá que preparar muy bien la información. Seguramente tendrá que revisar la presentación con su equipo técnico para confirmar todos los datos y detalles importantes a presentar. Su papel será transmitir la información al grupo de directivos y dependiendo el caso solicitará los recursos o apoyos necesarios para continuar con él éxito de los programas.
Existen también otro tipo de reuniones donde también se tiene un grupo de directivos a quienes se les presenta la información, pero se permite que otros integrantes de los equipos estén presentes para apoyar las presentaciones del gerente en turno. Aquí es donde puedes aprovechar para que tu equipo EHS brille y vaya puliendo sus habilidades de comunicación. Por su puesto es necesario que se preparen muy bien para que todas las diapositivas estén muy claras y ordenadas, de ser posible practiquen la manera en cómo se dará la presentación, quizás como líder o gerente del área EHS te tocará comenzar con la reunión, pero conforme esta se desenvuelva podrás ir integrando la participación de tu equipo EHS. Pónganse de acuerdo en todo momento para que al momento de presentar se vean muy bien coordinados y se cumpla el objetivo.
Ejemplo de presentación EHS a directivos
Imagina que tienes una presentación para informar sobre el progreso en el cumplimiento al programa de maquinaria y equipo segura de la empresa. Todo un programa que llevas trabajando con áreas clave como manufactura y mantenimiento, por ejemplo.
La primera diapositiva comienza con un antecedente breve del programa (por qué se está trabajando en el), en la siguiente diapositiva presentas el programa de trabajo y su cumplimiento con respecto al tiempo, hasta ahí como responsable del área tu participación viene muy bien a manera de introducción pero en la tercera diapositiva donde se presentan los puntos de mejora que se han detectado, puedes comenzar a delegar esta presentación en el ingeniero encargado de llevar a cabo la evaluación específica de los equipos, imagina que este ingeniero está presentando 3 o cuatro diapositivas con detecciones muy específicas y como se han resuelto; esta misma persona puede presentar los nuevos retos que han salido y como se han establecido las fechas para cumplimiento. Cuando termina de presentar, regresas tu al escenario y por su puesto siempre agradeciendo la participación de las personas que te dieron el soporte, cierras con una diapositiva solicitando apoyo a los directivos en caso de ser necesario. En este ejemplo, podría ser el soporte para la compra de dispositivos de seguridad como cortinas de luz, paros de emergencia, etc., un presupuesto estimado y como se obtendrá y si será administrado por EHS o directamente por el departamento de mantenimiento o manufactura, es decir, aquí te tocará entrar a negociar como líder del departamento EHS sobre los siguientes pasos claves para el éxito del programa.
Si te das cuenta, en este punto eres tú el responsable directamente de la presentación. Nuevamente, si durante la presentación surge una duda técnica, haz brillar a tu equipo y pídeles su soporte aun cuando tu puedas resolver esta duda, deja que tu equipo EHS o ingeniero encargado la resuelva, más aún si sabes que se cuenta con toda la información para responder. Por su puesto si algo se atora en el camino siempre estarás ahí para ayudarles y salir adelante.
Si al final de la presentación o durante la misma los directivos te felicitan por el avance en el proyecto, siempre dirige ese agradecimiento a los miembros de tu equipo EHS presentes en la reunión, eso será oro molido para ellos ya que directamente estarán escuchando que sus logros son reconocidos por el grupo gerencial y más aún cuando no eres tú quien se cuelga la medalla de manera solitaria, sino que compartes ese reconocimiento con tu equipo EHS presente en la reunión.
Esta situación es análoga si otros miembros de otros departamentos están colaborando en el programa. Es muy común que el programa de seguridad de maquinaria y equipo de la planta tenga la participación de otras áreas como ingeniería, mantenimiento, automatización, etc., así que si otros miembros de estos departamentos forman parte de la presentación ante los grupos directivos por supuesto que también se debe reconocer ese soporte.
Caso contrario, si los directivos observan alguna falla seria o falta de cumplimiento en el programa a manera de reclamo, se tu quien reciba y se responsabilice por todo el departamento EHS por las acciones y lo que se tenga que hacer para retomar de buena manera el programa. Jamás culpes a alguien de tu equipo EHS en este tipo de reuniones o permitas que salga perjudicado, asume esta responsabilidad y si en verdad hay un error por parte de algún elemento EHS de tu equipo, resuélvelo por separado.
Sobra decir que en este tipo de presentaciones la puntualidad, comprobación de uso de computo, archivos, proyector, invitaciones electrónicas, sala de juntas listas, etc., son cosas que debes revisar con unos minutos de anticipación para que todo esté listo para la presentación.
Conclusiones
Como puedes darte cuenta, al tener a tu equipo EHS bien coordinado y preparado para una presentación EHS ante directivos te puede ayudar no solo a ti, sino que les estarás dando a tus empleados una excelente proyección que seguramente terminará beneficiando al departamento EHS. Cuando salgan oportunidades de crecimiento y desarrollo para ellos, muy seguramente el (los) gerentes encargados de revisar este tema, tendrán muy presente de quien se trata y algunas de sus habilidades y proyectos en los que están involucrados por lo que su contratación o promoción será más fácil de alcanzar. En sus tareas diarias, cuando tengan que hablar con un gerente o directivo, podrán tener una mejor confianza en ambos sentidos, para poder revisar temas de interés común.
Sabemos que el tema no es fácil y para algunos miembros del equipo, el simple hecho de estar frente a un grupo de directivos puede ser imponente, pero el manejar esta situación gradualmente será parte de una habilidad que se irá desarrollando con la práctica así que comienza de inmediato para que tu equipo y tú se vean beneficiados. Al final el departamento EHS y la organización verán los resultados de trabajar en equipo en esta modalidad.
Toma en cuenta también que una presentación donde sea guiada por el gerente EHS, pero soportada por su equipo técnico siempre será más dinámica y podrás mantener a tu audiencia más enganchada.
Hasta pronto,
Héctor,