Seguimiento para el éxito en tus programas EHS

Introducción 

Ramón es supervisor ambiental y de seguridad industrial en una empresa de manufactura de productos químicos, al inicio de año el corporativo de su empresa estableció implementar al 100% el programa de bloqueo y etiquetado (LOTO) para todas las máquinas del área de producción así que preparó el plan para su cumplimiento; como parte de sus objetivos establecidos dentro de ISO 14001 se estableció la meta de reducir en 4% el consumo de energía a nivel planta contra el año pasado, por otro lado en su país se publicó una nueva normatividad sobre ergonomía enfocada al manejo de materiales; ya tiene un cierto avance debido a políticas internas de su empresa pero aun así tiene que implementar algunos aspectos más. Por otro lado, tiene una auditoria de certificación ambiental a mediados del año y estableció un programa de revisión y actualización de procedimientos clave. 

Al igual que Ramón, como profesionales del área Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional (EHS), tenemos proyectos y objetivos que cumplir en nuestras organizaciones. ¿Cómo va tu organización a cumplir con todos ellos durante el año? ¿Ya tienes un plan definido? ¿Estás trabajando conforme a lo que estableciste? 

Es bien sabido que, si desplegamos objetivos y metas, si los escribimos en papel, escribimos su plan de acción y les damos seguimiento, las probabilidades de éxito serán más altas, pero aun así siempre hay situaciones que pueden sacar de balance las actividades para su cumplimiento. 

El día de hoy quiero centrarme precisamente en el seguimiento a los planes de acción establecidos como pieza clave para que se den los resultados. 

Definición de planes de acción para el cumplimiento de tus programas EHS 

Puedes tener los mejores planes de acción establecidos junto con los mejores recursos disponibles, pero sin un buen seguimiento no tendrás el éxito esperado así que antes de hablar del seguimiento es fundamental que tengas muy bien definidos para cada uno de tus proyectos y objetivos, tus planes de acción. En estos planes de acción debes incluir entre otras cosas, los recursos y limitaciones que tiene tu organización, así como las fechas requeridas para sus logros. En entradas anteriores a estas puedes consultar con más detalle un poco más acerca de una preparación para la planeación EHS. 

Establece una rigurosa estrategia para dar seguimiento 

Dependiendo de la complejidad de los temas, quizás tengas que reunirte todos los días o quizás si el tema no es tan complejo, bastaría con una reunión cada dos meses. Esto dependerá de la situación en particular de cada organización. Existen organizaciones que por las características de sus procesos requieren un estricto control operativo que puede consumir mucho tiempo a todas las áreas incluyendo el área EHS o bien puede haber organizaciones con procesos no tan complejos, pero sujeto a muchas auditorias de clientes o proveedores que demanden mucha atención a procesos y sistemas EHS. Es por eso que cada organización debe definir la periodicidad con la que se debe dar seguimiento a sus programas dependiendo de factores como los ya mencionados.  

Lo que si no es válido es caer en el punto en dejar de tener reuniones de seguimiento. Precisamente ese es uno de los grandes errores que puede resultar en el retraso en el cumplimiento de tus programas EHS. Si no se tienen reuniones de seguimiento no esperes buenos resultados. 

Una recomendación sería agendar tus reuniones de seguimiento periódico durante todo el año así todos los participantes sabrán de antemano la fecha y la hora en donde revisarán específicamente los planes de acción para el logro de los programas. Verás que con el paso del tiempo estas reuniones se convertirán en un hábito que te ayudará al cumplimiento de tus programas EHS. 

La acción y los recursos 

Es cierto que también puedes caer en el caso en que tengas todas tus reuniones a tiempo pero que al momento de desplegar las acciones o compromisos creados no lo logres del todo, entonces aquí es muy importante también planear cuales serán tus recursos tanto para administrar la información que se genere del proyecto como para ejecutar lo establecido. Las minutas de reuniones con acciones muy bien definidas son muy buenas herramientas que puedes utilizar ya que (una buena minuta por su puesto) si se establecen claramente los responsables y las acciones con fechas definidas entonces estarás en mejores posibilidades de que sean ejecutadas. 

En esta liga te dejo un ejemplo de minuta de reunión que puedes tomar como base para documentar las tuyas.

Cambio de dirección 

Recuerda que el Sistema EHS es un sistema vivo que debe irse adaptando a tus necesidades y expectativas analizando tus riesgos u oportunidades así que, si después de analizar algún proyecto observas que aún con el seguimiento y recursos no está saliendo adelante, es momento de que te pongas a pensar si realmente ese problema es prioritario para tu organización. Quizás sea una buena iniciativa, pero sin el impacto significativo en tu sistema EHS. ¿Este proyecto me ayudará a eliminar o disminuir mis impactos ambientales? ¿Elimina o disminuye peligros o potenciales enfermedades laborales? ¿Es parte de un requisito legal o corporativo obligatorio? Has el análisis junto con los directivos clave de la organización y si no se alinea a los principios o resultados que buscan es un buen momento de replantearlo o incluso eliminarlo. 

Si por otro lado ese proyecto es realmente importante y te ayudará a consolidar tu sistema EHS entonces analiza en que se está fallando, plantéalo en tus reuniones de seguimiento y ajuste sus recursos y planes de acción. Quizás requieras el soporte de alguien de mayor jerarquía en tu organización para que este programa funcione. 

Establece niveles de revisión de tus proyectos 

Algo que puede funcionar para que los proyectos EHS de la organización se cumplan es establecer niveles de revisión. Define un nivel de revisión comenzando por el nivel operativo hasta un nivel gerencial con los directivos de la empresa. Si a nivel operativo no se están llevando a cabo las acciones definidas por los motivos que sean en tu siguiente reunión de seguimiento que por ejemplo puede ser a nivel supervisores o gerentes se puede exponer los obstáculos y retos sobre los cuales te estas enfrentando y juntos como organización pueden reasignar recursos para su culminación. 

Al final de la revisión se encontraría el grupo directivo de máximo nivel en tu organización sobre el cual puedes informar cómo va el proyecto y cuáles son los obstáculos que ha tenido. Ese sería un buen momento para solicitar soporte en caso de ser necesario. 

El ejemplo de Ramón 

Regresemos al caso de Ramón, el desarrolló su plan de acción para desplegar el Programa de bloqueo y etiquetado en toda su organización. Es un programa ambicioso, pero desde el inicio logro el acuerdo de los recursos, fechas y la manera en cómo se realizaría mediante su grupo gerencial clave. Ahora está teniendo una reunión diaria con los técnicos de mantenimiento para confirmar sobre cuales equipo(s) trabajaran durante el día y si requieren equipos de bloqueo y etiquetado especiales de parte de Ramón. 

Sostiene una reunión semanal de seguimiento con los ingenieros de mantenimiento que lo ayudan a implementarlo, ahí por ejemplo platican de los atrasos porque algún equipo no tiene programado un paro programado para implementar LOTO pero hacen un ajuste al plan con otro equipo en otra área.  

Tiene una reunión mensual con el grupo gerencial y el supervisor de ingeniería de mantenimiento donde exponen los desafíos que están teniendo, así como las áreas donde están avanzando. Ahí solicitan recursos o realizan ajuste en el plan de acción priorizando en áreas para continuar con el trabajo en función de las demandas de producción con sus clientes. 

Cada tres meses tiene una reunión con el grupo gerencial operativo y el director general de la empresa para informar sobre avances del proyecto. El gerente de ingeniería junto con el gerente EHS comentan donde están atrasados en el proyecto y el tipo de ayuda que requieren del gerente de producción para trabajar sobre ciertos equipos. En esta reunión se ajusta la meta en caso que los recursos se vean comprometidos. 

Conclusiones 

Como comentábamos anteriormente, cada organización debe definir los tiempos que considere adecuados para tener un seguimiento que permita que sus programas EHS se cumplan. Reuniones de seguimiento muy espaciadas pueden retrasar tu proyecto o incluso paralizarlo y reuniones de seguimiento muy cortas pueden agotar tus recursos asignados. Lo importante es no dejar de tener tus reuniones. ¿Cuál es tu estrategia para el seguimiento a tus planes de acción EHS? ¿Cómo estructuras el seguimiento a través de tus reuniones? ¿Utilizas alguna herramienta en particular? 

Hasta la próxima, 

Héctor