Planeación de inicio de año para el área ambiental, de seguridad y salud ocupacional (Parte 2)
Esta segunda parte forma parte de diversas ideas para llevar a cabo tu planeación en materia Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional (EHS). Si no has leido la entrada anterior te recomiendo hacerlo para complementar esta lectura. A continuación se presentan ideas adicionales para tu planeación en este inicio de año.
Programa anual de capacitación y comunicación EHS
Un tema también de suma importancia que debe ser considerado desde el inicio de año. Revisa tu estadística de incidentes, accidentes y establece temas y/o capacitación enfocado en esas lesiones. Revisa cuáles son tus aspectos ambientales significativos que tienes que vigilar y programa cursos a los empleados involucrados en ello.
Que decir del cumplimiento legal, este tema por si solo obliga a dar capacitación en temas como carga segura de materiales, comunicación de riesgos, manejo de sustancias químicas, etc.
Mi recomendación es que te reúnas con el área de Capacitación de tu empresa y que lleven a cabo la planeación de la capacitación y comunicación en materia EHS. Normalmente las áreas de capacitación tienen ya definidos los canales y/o herramientas para implementar tu programa anual de capacitación EHS.
En este punto un aliado a tu favor pueden ser tus proveedores de servicios y/o de materiales. Platica con tu proveedor de guantes de seguridad y pregúntale si puede dar un curso sobre manejo seguro de materiales o quizás con tu proveedor de herramientas, este podría ayudarte con un curso sobre el manejo seguro de herramientas. Si tienes montacargas y tienes un proveedores que te los renta o les da mantenimiento periódico, pregúntales si pueden ayudarte capacitando a tus empleados para un manejo y operación seguros.
En particular al inicio de año recomiendo se dé un énfasis especial en la prevención de accidentes ya que normalmente muchos empleados vienen de un periodo vacacional y quizás pueda resultar difícil tener un enfoque en la seguridad. En este artículo te cuento con poco más sobre eso.
Cumplimiento legal y programa de monitoreos EHS
Este es uno de los temas que no se puede tocar a la ligera, repasa en este inicio de año cuales son aquellos permisos o licencias EHS que bajo ninguna circunstancia pueden expirar en su fecha. Prepara un calendario de cumplimiento legal anual y establece tus fechas clave de cumplimiento. Si tu presupuesto es limitado, revisa que aspectos legales pueden ser hechos cada dos o más años.
No olvides realizar tu programa de monitoreos EHS; dependiendo del tamaño de tu organización, este incluso puede estar junto con tu programa de cumplimiento legal si tu empresa no es muy grande pero si tu organización es muy grande quizás valga la pena que tengas por separado tu programa de cumplimiento legal EHS (permisos, licencias, trámites) y tu programa de monitoreos EHS (análisis de descarga de agua residual, monitoreo de emisiones contaminantes, pruebas a tanques sujetos a presión, espirometrías, audiometrías, etc.).
Una vez concluido tu programa de cumplimiento legal EHS y de monitoreos EHS, preséntalo a la alta gerencia para revisen los aspectos críticos con los que se requiere cumplir considerando por supuesto el presupuesto correspondiente.
Si trabajas con algún consultor EHS sería muy bueno que juntos realizaran este calendario de cumplimiento. Normalmente los consultores EHS tienen información muy valiosa sobre aspectos legales nuevos o cambios normativos que requieran ser ajustados.
Auditorías internas, externas y recorridos de la comisión EHS
En relación a las auditorías internas, revisa cuales fueron tus resultados con respecto al año anterior y ajusta conforme sea necesario.
- ¿Necesitas más auditores?
- ¿Te beneficiaria más subcontratar el servicio de auditorías internas que hacerlo tú mismo?
- ¿Tu programa de auditorías es óptimo?
- ¿Estas auditando áreas no tan críticas y descuidando áreas importantes?
Estas son solo unas cuantas preguntas que debes hacerte a fin de ajustar tu programa de auditoria interna EHS.
Si no tienes implementado un Sistema de gestión EHS basado en ISO o similar de igual manera revisa que tipos de auditorías internas te han funcionado. Puede que sea tan simple como que la auditoria de 5s mensual que se lleva a cabo en la planta te sirva para incorporar algunos aspectos EHS clave para revisión.
Lo mismo ocurre con la comisión EHS de tu organización. Lo ideal sería que tuvieras una reunión con ellos y que evaluaran el desempeño del año pasado para plantear nuevas metas y objetivos durante este año. Seguramente te sorprenderás de las ideas que puedan aportar tus integrantes.
No olvides programar en tu calendario las visitas de auditoria externa tales como aquellas que realiza tu corporativo, la compañía de seguros contra incendio o tus clientes y proveedores. Si aún no tienes estas fechas, al menos tenlas en tu calendario y en cuanto te comuniquen fechas precisas las puedas ir agregando.
Aspectos ambientales y peligros ocupacionales
Este es un tema que puede consumir mucho de tu tiempo por lo que no se trata necesariamente de volver a realizar toda la evaluación de aspectos ambientales y/o peligros de tu organización. Mas bien la idea es que revises cuales son los que resultan significativos para saber si de verdad continúan siendo los mismos o si se tiene un cambio importante que hay que considerar.
Quizás valdría la pena que mostraras tu lista de aspectos ambientales / peligros a alguien completamente ajeno al departamento EHS; te podrías llevar una sorpresa si detecta algo que no está en la lista y que es importante revisar o si por otro lado hay áreas o procesos que han sido actualizados o de plano ya no están activos.
Si de manera general crees que tu lista de aspectos EHS está al día no olvides establecer ahora si un plan para volver a revisarlos durante el año. Mi sugerencia es que la evaluación de aspectos EHS sea realizada por un grupo interdisciplinario de empleados dentro de tu organización en función de un calendario anual bien distribuido para que no resulte pesado.
Controles operacionales
El inicio de año es también un buen momento para que revises que controles en tu sistema EHS necesitan continuar, pero también es buen momento para revisar si la manera en cómo son llevados a cabo son lo más óptimo o estas desperdiciando recursos. Por otro lado, en algunos temas quizás necesites reforzar su vigilancia. Incluso puede ser que debido a mejoras de proceso o similares ya no tengas que tener un control EHS del todo.
Los controles operaciones EHS varían en función de cada organización así que revisa muy bien que aspectos EHS necesitan ser controlados y en que grado. Algunos ejemplos de controles operacionales EHS son: Operación de plantas de tratamiento, revisión mensual de extintores, exámenes periódicos de plomo en sangre a personal expuesto, segregación de residuos peligrosos, uso de guantes anti corte en operaciones críticas, etc.
Preparación y respuesta a emergencias
Un tema crítico en cualquier organización. Al igual que en otros temas que hemos revisado, es momento de evaluar que emergencias se tuvieron el año pasado y cuál fue tu balance. Siendo un tema tan crítico es probable que ya hayas tomado acciones inmediatas para tus áreas de oportunidad, pero durante esta etapa del año vuelve a revisar tu sistema de emergencias completamente.
Revisa cuáles son tus situaciones reales de emergencias que pudieran ocurrir inmediatamente y enfócate en tener tus controles, capacitación a brigadas, empleados simulacros, empleados, etc. Adicionalmente ¿hay situaciones potenciales de emergencias que podrían remotamente ocurrir? Entonces establece también, tus acciones de prevención, control, etc., pero sin perder de vista que primero debes enfocarte en situaciones reales de emergencia.
Muy importante es que reflexiones en la utilización de tus recursos en este tema. En ocasiones se tienen estructuras muy complejas y sobre diseñadas para cuidar aspectos de emergencias con probabilidades de ocurrencia muy bajas. Revisa en tu Sistema EHS como te encuentras en estos casos, si los recursos no es un problema para ti adelante, puedes continuar con esta práctica, pero si tus recursos son escasos entonces no los desperdicies sobre revisando aspectos de emergencias con bajas probabilidades de ocurrencia, redistribúyelos en áreas realmente críticas para tu organización.
Al igual que con el resto de los temas, realiza tu calendario anual de capacitación de brigadas, simulacros, revisión de equipo de emergencias, etc., compártelo con tu equipo gerencial para su conocimiento y soporte durante todo el año. Sabemos que quizás tu equipo gerencial querrá ajustar algunas cosas y está bien, solo recuerda mantener la discusión en las situaciones reales de emergencia que puedan ocurrir en tu organización.
Revisiones gerenciales EHS
Si planeas desde inicio de año las fechas en donde llevarás a cabo tus reuniones EHS con tu equipo gerencial no solo dejaras listo tu calendario anual, sino que adquirirás un compromiso para ti mismo en preparar la información correspondiente en tiempo y forma.
Cuando tengas listo tu calendario de revisiones gerenciales EHS preséntalo con la alta gerencia para cualquier ajuste en fechas y obtén su compromiso (El propio programa anual firmado por ellos sería muy bueno) para que se lleven a cabo considerando los planes de producción o eventos especiales en la empresa que no hayas considerado y que puedan tener conflicto con las fechas que tu propusiste inicialmente.
Nuevamente, cada organización es muy diferente y quizás en algunas empresas con una revisión anual EHS gerencial sea suficiente pero quizás en otras por su complejidad y estructura será necesario reunirse cada mes. Revisa que te ha funcionado en otros años y establecer tu periodicidad basada en tus necesidades.
Hasta aquí algunos puntos importantes a considerar en la planeación de inicio de año para tu Sistema EHS. Te deseo mucho éxito con todos tus programas y metas y si tienes algún comentario de otros aspectos de planeación EHS para inicio de año compártelos.
Hasta pronto,
Héctor,