La Consulta y participación de los empleados en un Sistema EHS (Parte 1)
Con mayor frecuencia se escucha que la participación de los empleados es fundamental para para el éxito de un Sistema de Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional (EHS). Y no es para menos, la voz de los empleados es una herramienta fundamental para para la mejora continua. Basta ver como diversas compañías exitosas basan sus modelos de manufactura tomando en cuenta directamente las ideas de sus empleados.
Dentro de un Sistema EHS la consulta y participación de los empleados puede ayudar no solamente a dar cumplimiento legal por ejemplo para la creación de comités de seguridad, sino que sirve para que el lanzamiento de programas o proyectos EHS sean desplegados de manera muy enfocada hacia las necesidades reales de la organización.
Mecanismos de participación
Existe mucha variedad dentro de este tema, los mecanismos de participación pueden ser desde encuestas (hoy en día hay muchas maneras de aplicarlas), en las propias listas de verificación EHS por ejemplo dejando una sección de comentarios de mejora, en programas de Seguridad Basada e Comportamientos, dentro de programas de auditoria interna, dentro de capacitación EHS, en aprobación de nuevos proyectos EHS, Certificación de contratistas, dentro de la investigación de incidentes, etc.
Los mecanismos de participación pueden ser muy diversos y tocará a cada organización definir en que niveles de la organización y áreas los quiere implementar de acuerdo con sus necesidades EHS particulares.
Por ejemplo, si tu programa de contratistas es crítico y con mucha actividad, quizás te gustaría establecer un mecanismo de participación y consulta en ese tema para mantenerlo en buen nivel o incluso mejorarlo. Qué tal si en tu proceso de certificación de contratistas estableces algunas preguntas para saber la opinión de los contratistas en relación al proceso de certificación o en relación al trabajo que realizarán, esto lo puedes hacer antes de la certificación o al finalizar los trabajos que los contratistas hayan realizado. Te sorprenderás sobre la información que pueden entregarte y lo valiosa que será para mejorar tu sistema EHS.
Considere la participación y consulta de los trabajadores dentro de su capacitación EHS por ejemplo. La capacitación que brinde sobre los diversos temas EHS debe tener de manera constante, información invitando en todo momento a sus empleados a dar su punto de vista sobre algún tema EHS.
Por ejemplo, si se encuentra dando el curso de manejo de residuos, puede utilizar una parte del entrenamiento para invitar a los empleados a participar con nuevas ideas para reciclar más materiales que salen como desperdicio de sus áreas de producción. Si lo quieres hacer de manera formal, les puedes entregar un formato para que en 5 minutos cada uno de una idea de mejora en el tema. ¿Te imaginas cuantas ideas?
Si te encuentras dando un curso sobre manejo de sustancias químicas, puedes invitar a que den ideas sobre cómo mejorar su manejo en sus áreas mediante el uso de herramientas o técnicas que puedan prevenir derrames o manipulaciones incómodas de materiales químicos. Utilice esto constantemente dentro de su Sistema EHS. Por un lado, no solo estarás recibiendo constantemente ideas de mejora sino que acostumbraras a tus empleados a la participación y mejora en sus procesos en favor de mejores condiciones EHS.
El seguimiento a la participación y consulta
Si bien es cierto que la participación y consulta es un factor clave para la mejora continua en las organizaciones, el seguimiento a todas las ideas o inquietudes recolectadas lo es aún más. De nada serviría tener mucha participación de parte de los empleados si no se tiene un sistema para dar salida a cada una de las inquietudes de los empleados.
Construye tu procedimiento considerando entonces como darás salida a estas inquietudes. Lo último que quieres que ocurra es que tu sistema de participación y consulta pierda credibilidad y se convierta en una herramienta solo para cumplir algún requisito legal o de tu corporativo y que los empleados dejen de dar su punto de vista cada vez que lanzas un programa de consulta y participación.
Revisa con la alta gerencia en tu organización para que se pongan de acuerdo que departamentos darán salida a demandas específicas derivadas de la participación y consulta. Establezcan los recursos que utilizaran para su seguimiento, etc. Toma el liderazgo EHS junto con tu departamento y apóyate en otras áreas para atender las demandas de los empleados.
Si en tu organización ya existe un programa de participación y consulta aprovéchalo, reúnete con sus organizadores y agrega el componente EHS. En equipo pueden fortalecer la participación general de su organización y la sección EHS se verá también beneficiada.
Comunicación de resultados
De los diversos mecanismos de participación y consulta que implementes en tu organización, selecciona aquellos que merezcan ser publicados, con esto no solo mantendrás informados a tus empleados, sino que los mantendrás motivados al saber que su punto de vista esta siendo verdaderamente tomado en cuenta y se le da seguimiento.
Por ejemplo, si llevas a cabo una encuesta EHS, puedes publicar las fortalezas más importantes de tu Sistema EHS así como los 2 o 3 puntos a mejorar, de esta manera tus empleados sabrán donde tienen que mejorar y que aspectos necesitan no bajar la guarda.
Ponte de acuerdo con tu departamento de comunicación o de Recursos Humanos para que te ayuden a comunicar los resultados en los medios más adecuados de la organización. Recuerda que lo que quieres lograr es que los empleados de la organización vean que su participación y consulta EHS está dando resultados.
Hasta aquí algunas reflexiones sobre la participación y consulta; en la siguiente entrega abordaremos algunas barreras que se pueden presentar y puntos muy específicos que son requeridos por el Sistema de Administración de la Seguridad y Salud Ocupacional ISO 45001.
Hasta pronto,
Héctor,