Gestionado aprobaciones legales EHS
Imagina que trabajas en una organización donde el presupuesto y recursos son muy limitados y esto suele comprometer tu agenda de cumplimiento legal en temas Ambientales, de Seguridad y Salud Ocupacional (EHS). Los recursos están disponibles, pero deben ser muy bien gestionados y cada requisito legal EHS importante debe ser revisado antes de su aprobación. Estos proyectos los debes presentar ante tu gerente y el director de finanzas para su aprobación.
Podrías pensar que por tratarse de un requisito legal se tiene obligatoriamente que aprobar y bajo este argumento quizás te confíes demasiado al momento de solicitar su aprobación. Veamos dos escenarios de la solicitud de aprobación de recursos para la implementación de un requisito legal EHS. Imagina como ejemplo cualquier requisito legal crítico para la compañía (revalidación de licencias de emisiones contaminantes, realización de estudio de niveles de ruido, permiso de descarga de aguas residuales, realización de espirometrías a empleados expuestos a sustancias químicas, etc.).
Escenario 1. Poca preparación y con argumentos cargados hacia la obligatoriedad del requisito legal:
- Argumento central basado principalmente en asegurar cumplimiento legal
- Se utiliza la presión de fechas de vencimiento y potenciales auditorias gubernamentales con potencial multa, cierre parcial o total del sitio.
- El aspecto económico se puede subestimar por el hecho de que se trata de un requisito legal obligatorio a realizar.
Escenario 2. Además de considerar la obligación del requisito legal se incluyen aspectos de prevención EHS:
- Argumento principal basado en el principio de prevención EHS
- Se utilizan ejemplos de mejoras realizadas por la implementación del requisito legal. Se pueden agregar indicadores con tendencias positivas.
- Si aplica, se exponen ahorros obtenidos para la organización
- Se puede aprovechar para exponer como la implementación de este requisito ha logrado la integración de algún área o área(s) de la organización.
- La parte de cotizaciones y/o propuestas económicas es muy bien analizada para escoger al proveedor más competitivo y el proceso es muy transparente.
Si bien es cierto que hay empresas donde los requisitos EHS no están sujetos a discusión y normalmente son aprobados en tiempo y forma, también existen organizaciones donde se requieren hacer presentaciones y gestionar su aprobación, es aquí donde el Escenario 2 plantea una propuesta desde diversos ángulos para que los encargados de la aprobación de presupuestos vean que no solo se trata de un requisito Legal EHS, sino que asociado a esto se tienen varios beneficios para la organización.
Considera que quizás sea necesario gestionar la aprobación de presupuesto para el tema legal EHS ante el área financiera u otra área que no esté 100% involucrada desde el punto de vista técnico con el requisito así que toma en cuenta esto en la preparación de tu propuesta. No te confíes pensando que por el solo hecho de ser un requisito Legal EHS los aprobadores deberán obligatoriamente avalar su ejecución, en el Escenario 1 con esa sola estrategia corres el riesgo de que al departamento EHS solo lo vean como un departamento de cumplimiento legal que solo gasta dinero poniendo entonces en riesgo otros proyectos que no tengan nada que ver con un requisito normativo pero que sean de importancia para la organización.
Como se menciona en el Escenario 2, evalúa muy bien el tema económico del requisito legal; trabaja con tu departamento de compras para que se obtenga la mejor cotización mediante un proceso muy transparente, de esta manera cuando solicites la aprobación correspondiente este filtro ya estará considerado y no necesariamente será un punto a discusión.
Como puedes ver, el planteamiento para solicitar la aprobación de presupuesto para un requisito Legal EHS es crítico para el desempeño de la organización. No te confíes solo la obligatoriedad del requisito legal, revisa todos sus beneficios y prepara bien tu presentación. Considera que un buen planteamiento para solicitar tu presupuesto te puede ahorrar varias reuniones y tiempo dedicado a este tema.
¿Y tú, que elementos utilizas cuando solicitas presupuesto para la implementación de un requisito Legal EHS importante?
Hasta pronto,
Héctor,