Aspectos EHS en el transporte de personal

Hoy en día las empresas cuentan con diversas prestaciones con el fin de lograr la pertenencia de sus empleados. Existen muchas maneras de lograrlo y el día de hoy me gustaría compartir con ustedes una que me parece muy importante. Se trata del transporte de personal.

Si tu empresa cuenta con transporte de personal ya sea para empleados operativos o para empleados administrativos seguramente tiene un gran valor agregado para los usuarios quienes pueden gozar de varios beneficios tales como: Entrar y salir a tiempo de sus trabajos, ahorrar en gastos por gasolina o mantenimiento de sus vehículos personales, hacer nuevas amistades o conocer mejor a sus compañeros de trabajo, etc. Los beneficios pueden ser diversos tanto para las empresas como para los empleados y el componente de ambiental, de salud y seguridad ocupacional (EHS) resulta también de gran importancia para que este tipo de programas se mantenga y goce de buen éxito.

¿Cómo contribuye EHS en el transporte de personal?

De entrada, resulta de vital importancia que las compañías de transporte de personal ofrezcan no solamente un servicio eficiente y con calidad sino que deben garantizar también la seguridad en el traslado de las personas. Aspectos básicos como cobertura por siniestros hasta el practicar exámenes médicos periódicos a choferes pueden ser determinantes para un buen servicio. Veamos estos aspectos a detalle.

1. Revisiones periódicas EHS: En esta sección puedes considerar inspecciones mensuales o trimestrales a las unidades de transporte donde se incluyan aspectos como salidas de emergencia funcionando y en buen estado, asientos y mobiliario sin daño y/o riesgo de lastimar a algún usuario, llantas en buen estado (incluyendo llanta de refacción), botiquín al día, seguros por siniestro vigentes, mantenimientos preventivos de las unidades, etc.
2. Exámenes médicos preventivos a los choferes: En este punto se puede organizar un programa preventivo de seguimiento a la salud de los choferes donde se incluyan aspectos como revisión generales de salud, horarios de trabajo y descansos, revisión de condiciones ópticas. Este programa puede ser llevado de manera mensual o trimestral según la demanda de trabajo de los choferes y puede ser administrado en conjunto con el médico del área EHS junto con el transportista. Un calendario ubicando a todos los choferes de la compañía y fechas de su examen médico sería suficiente.
3. Aspectos ambientales: En este apartado se puede incluir que las unidades de transporte se encuentre libres de fugas de aceite, que mantengan al día sus verificaciones ambientales ante la autoridad local. Si quieres entrar en mayor detalle en relación a la eficiencia de combustibles y su relación con la emisión de CO2 puedes evaluar que las unidades de transporte utilicen combustibles más limpios estableciendo quizás contratos de trabajos más largos pero con compromisos de reemplazo por unidades menos contaminantes. Otro punto que puedes considera es cumplimiento ambiental en los talleres donde son guardadas o reparadas las unidades de transporte.
4. Capacitación: En este punto puedes establecer de común acuerdo un programa de capacitación para los choferes; este programa puede contener aspectos como manejo defensivo, trato con la gente, primeros auxilios o algún otra política que quieras incluir por parte de tu empresa. Este programa lo puedes estar revisando mensualmente para asegurar que se lleve a cabo sin problema
5. Aspectos adicionales: Otros puntos a que puedes considerar es que las unidades de transporte cuenten con los debidos seguros por daños a terceros así como gastos médicos incluidos para los usuarios. En este punto te puedes apoyar con el departamento de Finanzas o compras para establecer muy claro que tipos de seguros requieres. También sería bueno que consideres que las unidades tengan sistema GPS para poder ubicarlos rápidamente en caso de cualquier eventualidad.

Indicadores para transportistas

La lista anterior puede seguir creciendo y hay muchas cosas que se pueden revisar para asegurar que la compañía que te da un servicio de transportes lo haga siempre con calidad y eficiencia respetando las reglas EHS así que un punto importante es que definas cuales son esos aspectos clave que no deben fallar y cuales son cosas deseables a tener en un futuro, esto con la idea de generar indicadores de desempeño.

Algunos indicadores a considerar pueden ser: Incidencias por retardos a tu planta, incidencia de accidentes vehiculares, % de cumplimiento a programa de capacitación, % de cumplimiento a programa de mantenimiento preventivo, % de cumplimiento a lista de revisión EHS, resultados de encuestas de usuarios.

Trabajo interdisciplinario

Por su puesto que muchos de los puntos anteriores deben ser cubiertos por la compañía que ofrece el servicio pero ¿hasta qué punto tu organización exige que se tengan controles EHS? Es necesario que se trabaje en conjunto entre la empresa trasportista y la organización que recibe el servicio para estar de acuerdo en los puntos EHS que se estarán revisando periódicamente y el cumplimiento a los indicadores.

La empresa que recibe el servicio puede organizarse para que entre los departamentos de EHS, RH, producción, finanzas, etc., se pongan de acuerdo sobre los indicadores que estarán exigiendo al proveedor y cuáles serán las medidas para compensar cualquier situación crítica que pueda surgir.

Por ejemplo si en el indicador de cumplimiento a condiciones de seguridad comienza a salirse de meta, el departamento de EHS puede tomar la batuta para apoyar al transportista en corregir los puntos que pudieran estar saliendo continuamente, desarrollar una estrategia de mejora y plazo para lograrlo antes de hablar de penalizaciones. Si se habla de retrasos en la recolección de las personas, el departamento de producción junto con RH puede establecer una encuesta con el fin de medir que tan frecuente se retrasan las unidades de transporte para recoger a los empleados y tomar acciones si este tema se sale de control. El departamento de finanzas puede establecer acuerdos junto con el departamento de compras sobre la manera de establecer penalizaciones por incumplimiento de algún métrico en específico.

Como puedes darte cuenta el tema de transporte de personal juega un papel muy importante dentro de las organizaciones pero es necesario estar evaluando los indicadores que permitirán decidir si el servicio que se ofrece por parte de la compañía transportista va por buen camino. El componente EHS es muy importante para poder completar esta evaluación.

¿Y tú que procedimientos y controles EHS tienes administrados para tu proveedor de transporte de personal? ¿Cómo logras que la compañía transportista sea un gran aliado para tu organización y que mantenga un valor agregado?

Nos escribimos pronto,

Héctor,