Productividad en el área ambiental, de seguridad y salud ocupacional mediante el control de documentos

Imagina que tienes una reunión sobre cumplimiento legal ambiental de último minuto donde te piden que presentes el estatus sobre cumplimiento a requisitos legales al director de finanzas. La reunión es para revisar los montos que se deben aprobar en los siguientes 3 meses en relación a tus próximos permisos y licencias ambientales. Cualquiera que sea tu nivel de cumplimiento en el tema ambiental, de seguridad y salud ocupacional (EHS) necesitaras mostrar en que punto te encuentras y que se necesita en los próximos meses para estar dentro de la ley así que de inmediato recurres a tus archivos donde puedes encontrar la información.

Comienzas a buscar la información, pero no recuerdas donde dejaste la última versión de tu evaluación de cumplimiento legal. Quizás es una tabla muy sencilla en Excel donde habías colocado los principales requisitos legales a cumplir en los próximos 3 meses, pero no recuerdas donde lo dejaste. Tu jefe te dice que tu reunión será en una hora así que con un poco más de presión sigues buscando la información. No recuerdas si lo dejaste guardado en el disco local de tu computadora o si lo dejaste grabado en alguna ruta donde se guarda la información de tu empresa. De pronto recuerdas que el archivo se lo mandaste a tu consultor para que te cotizara unos estudios pendientes así que comienzas a buscarlo en tu bandeja de enviados de tu correo electrónico.

A estas alturas ya has perdido 20 minutos buscando la información; bueno al final encuentras el archivo después de filtrar tus correos electrónicos. En fin, después de encontrarlo ahora te das a la tarea de pasar en limpio la información en modo presentación. El tiempo sigue corriendo, pero después de todo alcanzas a terminar la presentación justo un par de minutos antes de tu reunión.

Durante la reunión, presentas la información al director de finanzas de tu empresa y después del intercambio de ideas y diversas explicaciones técnicas de tu parte, te aprueban el gasto para actualizar y presentar varios estudios y permisos del área ambiental y de seguridad ocupacional. A pesar de haber sufrido un poco por recopilar la información y con todos los nervios durante la presentación sales de ella muy contento, incluso tu jefe te agradece por la presentación.

Ya en tu oficina después de la calma recuerdas que ese no era el archivo actualizado, en realidad había un archivo donde había una versión más reciente, en ese archivo más reciente se indicaba la importancia de realizar el estudio de iluminación para tu sitio. El estudio es sumamente importante y no puede esperar al siguiente trimestre así que ahora estás pensando: “¿Como le digo a mi jefe que se me paso incluir un estudio importante en la reunión?”.

Como puedes ver, en el ejemplo anterior, el no tener un control de documentos organizado puede traer este tipo de consecuencias, errores que si bien es cierto puedes corregir (quizás tu jefe tenga que solicitar otra reunión para hablar con el director de finanzas de la empresa y decirle que olvidaron un estudio) al final de cuentas el tiempo invertido por todos no será reemplazable, al contrario, se deberá invertir más tiempo para para volver a presentar la información en una nueva reunión.

¿Qué hubiera pasado si la información estuviera controlada y organizada? Si estuvieras en ese punto es probable que solo tendrías que dirigirte a tu carpeta electrónica de Cumplimiento legal y abrir la última versión de tu archivo con el plan de acción de los próximos tres meses. Vaciarías la información a tu presentación, te daría tiempo incluso de asegurarte que no se te está pasando ningún requisito importante y quizás hasta podrías repasar un poco la presentación con tu jefe antes de su presentación final. Seguramente habrías tenido una reunión más tranquila donde estuvieras mejor enfocado, te aprobarían la realización de los estudios y se acabó. A trabajar en su realización.

El tiempo invertido en el primer ejemplo donde no se tiene la información documentada comparada con el segundo ejemplo donde se tiene documentada hace una gran diferencia en tu productividad.

¿Que se necesita para tener un buen control de documentos?

Si estas familiarizado con algún estándar ISO definitivamente puedes aprovechar su plataforma para organizar tus documentos EHS en esa plataforma. Incluso si no cuentas con una certificación ISO 14001 / ISO 45001 o similar, puede que tu organización tenga una certificación ISO en algún otro estándar como el de calidad, aeroespacial, automotriz, etc., que puedes utilizar. Si este es el caso, te recomiendo que te acerques con el área de control de documentos de tu empresa y te ayude a organizar tus principales procedimientos y formatos EHS.

Si por otro lado cuentas con un estándar internacional ISO 14001 / ISO 45001 entonces solo requieres poner en práctica tu sistema de control de documentos. Aprovecha lo que pide el estándar en este punto. La recomendación más importante que te puedo dar es que te hagas el hábito de utilizar tu sistema tanto como puedas. Por ejemplo, es fácil caer en la tentación de no guardar un reporte quincenal de ingresos por reciclaje, quizás puedas decir “por lo pronto lo guardo en mi computadora y en una oportunidad lo coloco en su archivo correspondiente dentro de mi control de documentos EHS”. Esto puede ser válido mientras realmente lo hagas, pero definitivamente no es recomendable ya que no estas generando el hábito de guardar tu información EHS en su ruta y carpeta oficial definida cuando se esté generando. Si constantemente caes en el error de no guardar la información que generas en sus lugares definidos en tu Sistema EHS, con esto solo regresas a la probabilidad que se pierda la información, no recuerdes donde lo dejaste, obtengas una versión obsoleta, etc.

Lo práctico por encima de la burocracia.

Por otro lado, el abusar de un control de documentos también puede llevarte a caer en una exageración en los controles para guardar la información. Revisa muy bien que tipo de documentos requieres mantener documentados, que registros críticos de tu sistema EHS tienen que estar siempre al día y disponibles y cuales no son necesarios tener archivados. Recuerda que entre más práctico y simplificado esté tu sistema de control de documentos más eficiente serás a la hora de encontrar la información y veras que tu productividad aumentara.

¿Tu organización no tiene algún sistema basado en ISO donde puedas controlar la información?

Si tu empresa no cuenta con algún estándar o certificación que contenga alguna clausula específica para administrar la información de tu Sistema EHS tampoco debe ser un pretexto. Plantéate la meta para crear tu propio sistema de manejo y administración de la información. Puedes basarte en los principios ISO para organizar tu información. La administración, manejo y complejidad de la documentación EHS dependerá de aspectos tales como: Tamaño de tu organización, complejidad de los procesos y su relación con los temas EHS, giro de la empresa y la relación que tenga con sus requisitos EHS a cumplir, exigencias de clientes y corporativo en cuanto a reportes y métricos, etc. Los factores pueden ser varios, pero independientemente de todos estos factores, algunos temas clave de un Sistema EHS en donde debes tener especial atención en el control de la información y sus registros pueden ser:

• Carpetas de permisos, estudios laborales, ambientales, licencias EHS.
• Procedimientos con controles para prevenir la contaminación
• Procedimientos con reglas y controles para prevenir accidentes en actividades puntuales de tu operación
• Procedimientos donde se definan responsabilidades clave para la correcta operación de equipos ambientales o de prevención de accidentes
• Procedimientos para monitorear la salud de tus empleados por procesos riesgosos
• Administración de tu programa de emergencias

Como ves el manejar información documentada para tu Sistema EHS tiene muchos beneficios no solo para incrementar la eficiencia y productividad dentro de tu Sistema EHS sino también para mejorar la transparencia y conocimiento de la información, no solo por el administrador principal sino por los diversos actores que participan en su mantenimiento.

Hasta la próxima,

Héctor,