Trabajando con proveedores de servicios en Seguridad, Salud y Medio Ambiente (EHS)

Nos ayudan bastante a resolver tantas cosas en nuestra vida diaria como profesionales de la Seguridad, Salud y Medio Ambiente (EHS); desde un estudio de emisiones a la atmósfera, actualizar un estudio de impacto ambiental ante la autoridad, realizar un estudio de agentes químicos en nuestro centro de trabajo o quizás realizar espirometrías a nuestros empleados. Son nuestros proveedores EHS que en algún momento de nuestra carrera profesional hemos utilizado en mayor o menor medida.

¿Qué haríamos sin ellos? Su apoyo es invaluable para poder cumplir nuestros planes EHS incluyendo nuestros requisitos legales, pero también es cierto que a veces nos angustian un poco cuando estamos esperando la entrega de sus reportes.

Ya sea que tengas unos proveedores excelentes o que te hayan tocado algunos no tan buenos, lo que si es cierto es que los necesitamos para poder realizar nuestras tareas diarias. Veamos algunos aspectos claves que nos pueden ayudar a administrarlos mejor.

Selección de proveedores EHS

En el mercado existen una gran variedad de proveedores EHS que nos pueden ayudar en diversos temas y en ocasiones llegamos al punto en dudar en utilizar alguno de ellos por desconocimiento a sus servicios y/o por no contar con una evaluación completa de estos. Una herramienta que nos puede ayudar para evaluar y seleccionar mejor nuestros proveedores EHS es mediante la utilización de la Matriz de análisis de decisiones. En esta matriz se definen en primer lugar atributos que queremos que tengan nuestros proveedores y se le asigna un peso a cada uno de ellos para después compararse entre si.

En la Figura 1 se presenta una Matriz de análisis de decisiones para una empresa donde se le da más importancia a un proveedor EHS que tenga una alta calidad y experiencia. En este ejemplo el factor de importancia tiene un rango de entre 1 y 5, donde 5 es el atributo que cumple con la característica definida.

Los proveedores son evaluados en un rango entre 1 y 5 en cada atributo definido, en donde 5 significa que se acercan más al atributo en cuestión solo que este número se multiplica por el factor de esa columna para compensar el peso definido. Al final se obtiene su sumatoria. En este ejemplo podemos ver que el proveedor que se debe seleccionar sería el proveedor 1.

Existen diversos factores que se pueden considerar y cada empresa, dependiendo de sus actividades, recursos, presupuesto, etc., escogerá los que crea más convenientes y les dará un valor a sus características. A continuación, algunos detalles de atributos que podrían ser evaluados en un proveedor EHS.

Certificaciones. Resulta importante poder seleccionar buenos proveedores EHS desde el inicio ya que ellos podrán ser tus aliados en el éxito de tus programas EHS así que si tienes que escoger alguno verifica sus competencias. ¿Tienen las certificaciones necesarias por la autoridad? Quizás necesitaras que tengan certificaciones federales, estatales y hasta municipales dependiendo del lugar donde se ubique tu organización así que no escatimes en investigar que certificaciones tienen. ¿Requieren certificaciones internacionales? Tal vez en ISO 14001 / OHSAS 18001 (ISO 45001), OSHA, etc., desde el punto de vista de tu organización, investiga que certificaciones tiene tu empresa, así como requisitos de clientes, quizás sea necesario contratar proveedores que cuenten diversas certificaciones incluyendo internacionales.

Experiencia en plantilla de consultores. Pídele a tu proveedor que te dé un resumen de los CV´s de los consultores que trabajan en su empresa y compara si realmente es lo que necesitas. En ocasiones puede que tengas proveedores expertos trabajando en una consultoría, pero quizás el giro en tu organización no corresponde a lo que refleja su perfil. Revisa que especialidades tienen y si esto es un valor agregado para tu organización. Por su puesto no es necesario caer en la sobre exigencia de capacidades sobre todo si el tipo de trabajo que vas a contratar con un proveedor EHS no requiere ese nivel ya que podrías verte afectado en cuanto a presupuesto.

Costo. Como ya hemos mencionado, debes ser muy consciente del tipo de soporte que requieras en tu organización de parte de un consultor o proveedor EHS. No es lo mismo requerir una asesoría para la gestión de una Actualización como generador de residuos peligrosos ante la autoridad que requerir un rediseño en la planta de tratamiento en tu organización. Muchos factores deben ser tomados en cuenta para evaluar el costo de un proveedor EHS, algunos de estos factores tienen que ver entonces con la complejidad del proyecto, reputación de la firma consultora, respaldo financiero, seguros de responsabilidad civil que tengan, experiencia del grupo auditor y hasta su relación y/o cercanía con la autoridad EHS local para gestionar bien los proyectos. El costo también puede variar dependiendo de los paquetes de servicio que contrates así que revisa bien si vale la pena contratar un proveedor EHS por un contrato anual debido a la carga de soporte requerido o si resulta más conveniente contratarlos de manera aislada por proyectos específicos.

La sobre carga de trabajo de proveedores EHS

Es muy recomendable revisar también la sobre carga de trabajo de nuestros proveedores, recuerda que no solo trabajaran para ti, sino que tendrán varios clientes que atender así que es recomendable que tengas un acercamiento con ellos para conocer en que otros proyectos están trabajando y juntos revisar el calendario de trabajo para que no se tengan inconvenientes en las fechas de entrega. Por otro lado, considera las fechas donde habitualmente las empresas en tu localidad tienen que entregar en un periodo de tiempo, renovación de permisos, inventarios de emisiones, descargas de agua, etc. Por ejemplo, en el caso de la entrega de la Cédula de Operación Anual en México, este trámite tiene su fecha límite de entrega el mes de junio de cada año. Si contratas a un consultor para que te ayude a su llenado y entrega, considera un tiempo anticipado para su entrega ya que si no los consultores pueden verse saturados de trabajo en este tema en el mes de junio.

Oportunidades para ambos lados

Los buenos o malos resultados de los proveedores EHS no tienen que ver solamente con lo que hacen en sus trincheras sino es el resultado de una relación de trabajo basada en una constante comunicación. Desde nuestra perspectiva como organizaciones es importante estar atentos a la entrega de información solicitada para completar un trámite, aspectos que pueden ser tan sencillos de observar, como el hecho de recibir a un proveedor para que lleve a cabo un estudio de ambiente laboral en las áreas productivas requiere una planeación de nuestros recursos dentro del área EHS, si esto no se lleva a cabo de buena manera entonces se corre el riesgo de que el consultor que nos está apoyando no pueda ejecutar su trabajo conforme a lo planeado y que esto traiga como consecuencias retrasos en el monitoreo y por su puesto para entregar el informe final.

Acuerdos duraderos para mejorar la relación de trabajo

Hemos visto que el trabajar con proveedores EHS requiere de considerar varios aspectos de planeación, recursos, presupuestos, experiencia, etc., una sugerencia para que mejores la relación de trabajo con tu proveedor y que realmente sea un aliado para ti es la comunicación. Lleva a cabo juntas de evaluación de proyectos con tu proveedor EHS antes de comenzar con tus proyectos y después de terminarlos. Te darás cuenta de muchas mejoras que pueden ser registradas y consideradas para el próximo servicio que tengas programado con ellos. Incluso no solamente se podrá trabajar en las mejoras, sino que también se pueden documentar las mejores prácticas para siempre llevarlas a cabo.

Proveedores EHS como aliados para mejorar tu desempeño EHS

Si la perspectiva que tienes actualmente de tu proveedor de servicio es de alguien que tiene que ayudarte ya que le estas pagando por eso, sugiero que revises mejor esa perspectiva. ¿Has pensado que tu proveedor es más bien un aliado especialista que te ayuda a cumplir con tus metas?

A lo largo de este artículo hemos revisado diversos criterios para evaluar un proveedor EHS, revisa en detalle estos criterios y si crees que un proveedor está dentro de ellos, entonces trabaja con él, sostén reuniones periódicas para revisar los trabajos sobre los que te está ayudando, dile que aspectos de su trabajo no te han gustado y cuales pueden mejorar. También pregúntale que puedes hacer tu como organización para que siga desarrollando su trabajo sin dificultades, existen muchos motivos por los cuales un proveedor pueda tener inconformidad con algún cliente: proceso de pago muy lento, falta de organización para recibirlo en la planta, no le entregan información oportuna para elaborar reportes, etc., así que no todo depende de tu proveedor EHS, una relación a largo plazo y duradera con tu proveedor EHS representa también una alta productividad para ti que se traduce en ahorros.

Solo imagina estar cambiando de proveedor continuamente y lo que esto representa para ti: tiempo para firmar contratos, generar ordenes de trabajo nuevas, dar de alta al proveedor, conocer su equipo de trabajo, explicarle el proceso de producción de tu organización, que el proveedor entienda tus problemas, etc., a largo plazo será más rentable establecer relaciones de trabajo duraderas con tus proveedores EHS y juntos lograr un beneficio.

El trabajar con proveedores de Seguridad, Salud y Medio Ambiente (EHS) de manera organizada sin lugar a dudas representa grandes beneficios para tu organización así que espero que esta reflexión sirva para ayudarte a organizar mejor las alianzas con tus proveedores EHS.

Hasta la próxima.

Héctor