La Ley de Parkinson en EHS

Imagina que comienzas la semana y tu jefe te pide una presentación sobre el desempeño ambiental y de seguridad en tu empresa, te comenta que esta presentación es para que se la entregues en dos semanas, pero por su puesto te lo quiere pedir con suficiente tiempo para que organices bien la información, hagas un buen análisis y tengas todo listo para la fecha propuesta.

Tú piensas que no tendrás ningún problema y que tienes suficiente tiempo para realizar la tarea, piensas que como es está iniciando la semana puedes comenzar con la presentación más adelante. Seguro tienes otras actividades por realizar; preparar una capacitación para tu curso de seguridad, actualizar un procedimiento de manejo de residuos peligrosos, reunión con proveedores durante la semana, revisar la nómina de tus empleados, hacer una evaluación ergonómica, etc., múltiples tareas a realizar y piensas que una más no debería ser problema y más aún si tu jefe te dio dos semanas para realizarla.

Comienzas entonces por realizar tus tareas del día a día, quizás tus juntas programadas y dices “tengo aún tiempo para la presentación, la comienzo el miércoles” bueno, pero llega el miércoles y sigues metido en tus rutinas habituales de trabajo y piensas “ok mañana jueves sin falta comienzo”. Pero llega el jueves y así como llega se va volando y de pronto ya se acabó tu jornada de trabajo. Te dices “mañana mi agenda está un poco complicada pero el fin de semana pienso como armaré la presentación y comienzo sin falta la próxima semana” ……..creo que ya te puedes ir imaginando como puede acabar esta historia. Para la segunda semana asumes que tienes 5 días para terminar tu presentación y la pospones un poco más solo para que sea entre el jueves y del viernes cuando terminas esta presentación.

¿Te identificas con esta historia? Nótese que durante estas dos semanas quizás te haya ido muy bien con el resto de tus tareas, pero ¿que paso con esta tarea tan especial de entregar una presentación? ¿Sera que te habrás confiado? No te frustres demasiado esto nos puede pasar a todos y tiene que ver con la Ley de Parkinson.

¿Qué es la Ley de Parkinson?

La ley de Parkinson es atribuida al británico Cyril Northcote Parkinson en 1957 el cual menciona que “el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”, es decir, que entre más tiempo se tenga para realizar una tarea, más tiempo se tarda en llevarla a cabo, dando lugar a una reducción del esfuerzo y llegando a aumentar la complejidad del trabajo. Sus observaciones se basaron en la burocracia británica durante sus años en el Servicio Civil Británico donde baso su investigación entre la carga de trabajo, la importancia de una organización y el número de empleados. Parkinson analizó como una cultura burocrática fomenta la creación de subordinados y de trabajo de forma innecesaria. Actualmente sus investigaciones se aplican a diversas áreas y por su puesto los profesionales EHS también podemos aplicar y aprovechar sus principios.

En el ejemplo que te mostré al inicio puedes ver como la Ley de Parkinson se repitió en este caso al considerar el tiempo que se tenía disponible para realizar la presentación, ¡dos semanas!…

Considerando este tiempo fue entonces que se programó “expandir” esta actividad. ¿Pero que hubiera sucedido si su jefe le hubiera indicado a su empleado que la presentación la necesitaba para dentro de 2 días? Por su puesto que se habría hecho lo necesario para lograrlo. Seguramente después de haber recibido la orden de su jefe, Gonzalo hubiera comenzado inmediatamente por revisar la información disponible, habría revisado y preparado algunas gráficas y seguramente hubiese terminado la presentación tal como sucedió durante los dos días que utilizó para terminar esta presentación.

Tareas sin fechas definidas

La ley de Parkinson es una excelente manera de ayudar a organizar nuestras tareas, por su puesto cada tarea es diferente y tiene su grado de complejidad, pero analizando la filosofía de Parkinson seguro puedes mejorar tu productividad retando un poco más tus tiempos de ejecución. Lo que si sería muy lamentable es definir tareas y no asignar una fecha de conclusión porque muy seguramente estas tareas no se llevarán a cabo o bien te tomaran de sorpresa cuando realmente se tengan que entregar así que recuerda asignar fechas de vencimiento a todas tus tareas.

Como aplicar la Ley de Parkinson en tus actividades EHS

Para muchas personas siempre será más difícil asignar una fecha para la conclusión de una tarea especialmente cuando el tiempo de realización depende de nosotros mismos contrario a actividades en donde alguien más nos asigna acciones y nos da por adelantado fechas compromiso; por su puesto dentro de estas fechas definidas claramente establecidas también podemos aplicar la Ley de Parkinson para ser más eficientes. Veamos algunas guías sobre cómo podemos aplicar la Ley de Parkinson en nuestro ámbito EHS:

1. Involucra a otras personas. Por ejemplo, si tienes que hacer una investigación de algún incidente en el área de trabajo, agenda la reunión formal con el supervisor del área y/o las personas interesadas. Te sugiero que la agendes formalmente en tu calendario invitando a los interesados y de esa manera te forzaras a que asistas ese día y ese horario a realizar la investigación correspondiente e incluso tus compañeros te podrían presionar para no fallar la fecha.
2. Comienza a practicar la Ley de Parkinson. Planea bien tu semana, recuerda limitar el tiempo y los recursos para realizar tus tareas, no hay nada mejor que la práctica así que comienza midiéndote a ti mismo cual es la capacidad adecuada que tienes para aplicar la ley de Parkinson. Puedes comenzar con tareas que están directamente bajo tu responsabilidad como actualizar algún procedimiento y poco a poco aplicar este principio junto con otras áreas o departamento por ejemplo para realizar una modificación de una línea de producción para mejorar salidas de emergencia.
3. Preparación de curso de capacitación EHS. Reúnete con los expertos relacionados en este tema en tu empresa y haz un acuerdo con ellos para que te revisen la información periódicamente antes de su fecha de conclusión. Incluso te pueden ayudar con alguna sección en particular, pero el que hayas adquirido el compromiso de que te revisen tu avance de presentación te compromete un poco más a avanzar y terminar a tiempo.

Ejemplos de tareas que posponemos o que parecen nunca acabar

Seguramente como profesional EHS sin querer te ha tocado realizar actividades donde aplicas la ley de Parkinson como, por ejemplo:

1. Reportes de incidentes a corporativo y que se requieren entregar en 24 horas
2. Métricos EHS que se reportan cada mes en una fecha determinada
3. Reportes de emergencias o conatos de incendio a comunicar cuanto antes

Ahora veamos otras tareas en donde probablemente nos cueste trabajo realizar actividades aplicando la ley de Parkinson:

1. Actualizar un procedimiento no crítico
2. Agendar una reunión con un proveedor
3. Tener reunión de evaluación de desempeño con integrantes de tu equipo

Relájate un poco

Como puedes ver, el usar una herramienta como la ley de Parkinson te ayudará a ser más productivo y eficiente, pero como todo requerirá de practica para evaluarte a ti mismo y a tu grupo de trabajo así que comienza a practicar. No olvides recompensarte por cada tarea compleja donde hayas aplicado la Ley de Parkinson y te enfocaste al 100 % para lograrla, quizás fue estresante así que disfruta el resultado, tomate una pausa para celebrarlo y a seguir planeando bajo este enfoque.

Nos vemos en la próxima entrega,

Héctor,