Modo contención en el área Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional (EHS)

Víctor es supervisor de Seguridad Industrial en una empresa de autopartes; es un día como cualquier otro en donde como de costumbre inicia su día a las 7:00 am. Apenas llega a la caseta de entrada y ya el guardia de seguridad le pasa reporte del turno: “le comento que hoy en la madrugada se quedó prendido un horno de secado en producción y el encargado de turno no lo apago, apenas comenzaba a salir humo de sobre calentado y lo apague”.

Víctor le da las gracias al guardia y le comenta que más tarde hará un análisis de lo ocurrido. Ya dentro de la empresa, antes de llegar a su lugar un supervisor de producción le dice que necesita unas etiquetas para unos químicos de manera “urgente”, Víctor le dice: “en cuanto llegue a mi lugar las imprimo y te las llevo”.

Apenas instalado en su escritorio llega uno de los técnicos de residuos de la planta para comentarle que ya no hay material para empacar los sólidos contaminados con solvente y le pide ayuda para ordenar más material, Víctor le dice: “está bien, antes del mediodía pido tu material”,  el técnico le dice que tiene que ser cuanto antes ya que el almacén de residuos está muy saturado y se requiere dar disposición al material lo antes posible Víctor le dice: “bien, apenas prenda mi computadora ordeno el material”.

Cuando Víctor prende su computadora se da cuenta que ya es hora de atender la junta diaria de producción. En esta junta se revisan pendientes de seguridad, calidad, entregas a tiempo y ahorros. “Bueno – dice Víctor – en cuanto acabe mi junta de producción imprimo las etiquetas y ordeno el material de empaque”. En la junta de producción alguien da el reporte que un horno se quedó prendido en el tercer turno, le preguntan a Víctor si sabe sobre esto y solo comenta que estaba enterado (afortunadamente el guardia en la entrada le dijo) pero que no tiene detalles específicos. El gerente de la planta de encarga investigar y hacer un análisis para ver por que se quedó prendido ese horno. En la misma junta un gerente de producción le comenta a Víctor que uno de sus equipos tiene una guarda que está muy floja y requiere su apoyo para que se ajuste.

Al terminar la junta Víctor regresa a su oficina y lo primero que hace es revisar su bandeja de entrada solo para darse cuenta que son las 9:30 am y la cantidad de correos por contestar es inmensa.

Difícil planear en modo contención

Como puedes ver, desde que Víctor inició su jornada ya estaba trabajando en modo contención, no había parado ni un solo minuto para ver realmente que tareas tenía planeadas el día anterior o incluso que tareas tenía pendiente durante la semana.

Quizás este escenario te puede resultar familiar y es posible que a todos en alguna ocasión nos haya sucedido; un día saturado de actividades quizás no es tan malo si al resolverlas estuvieses avanzando para que tu sistema se hiciera más robusto. El problema es cuando se nos va de las manos un día queriendo atacar todos y cada uno de los problemas que se nos van apareciendo sin ni siquiera planear como atacarlos o lo que puede ser peor sin ni siquiera tener definido un Sistema que nos permita clasificar las tareas y resolverlas.

Los Sistemas EHS como herramienta para administrar nuestras tareas

En este ejemplo podemos ver como a Víctor le toca resolver prácticamente todas las situaciones EHS que van saliendo en su planta. Si observamos, Víctor no tiene definido del todo un Sistema para resolver situaciones como la colocación de etiquetas para sustancias químicas, ajustar una guarda de seguridad (que bien podría ser resuelta por el departamento de mantenimiento o manufactura), incluso el ordenar material de empaque para residuos peligrosos que quizás podría delegar en el propio técnico ambiental.

En este ejemplo podemos ver como a Víctor le toca resolver prácticamente todas las situaciones EHS que van saliendo en su planta. Si observamos, Víctor no tiene definido del todo un Sistema para resolver situaciones como la colocación de etiquetas para sustancias químicas, ajustar una guarda de seguridad (que bien podría ser resuelta por el departamento de mantenimiento o manufactura), incluso el ordenar material de empaque para residuos peligrosos que quizás podría delegar en el propio técnico ambiental.

El modo contención nos puede mantener ocupados mucho tiempo sin darnos cuenta de que en realidad no estamos trabajando sobre una estrategia preventiva en nuestro Sistema EHS sino que solo nos dejamos llevar por los acontecimientos que van sucediendo.

Por su puesto no siempre es fácil salir del modo contención y se requiere de todos en la organización. El apoyo de los directivos es pieza clave para que esto suceda.

Algunas ideas para salir de modo contención.

1. Mantén una planeación semanal de tus actividades. Aparta una reunión contigo mismo al inicio de la semana y de preferencia todos los días antes que comiences a trabajar. Si es necesario que trabajes esta planeación en un lugar diferente a tu oficina, adelante. Valdrá la pena tomar una media hora todos los días para priorizar tus actividades.
2. Delega tareas en tu equipo de trabajo cercano. Muchas veces tenemos miedo de que nuestro equipo no pueda hacer bien las cosas, pero ¿Si no comenzamos a delegarles tareas cuando aprenderán a manejarlas?

En este caso Víctor podría trabajar con el jefe de guardias para que completaran un informe preliminar de incidentes donde podrían haber recopilado la mayor información posible para avanzar en este tema. También puede entrenar a su técnico de residuos para que sepa como ordenar material de empaque, etc.

• Soporte de otras áreas. La delegación de tareas va más allá de nuestro equipo cercano de trabajo, también se pueden establecer alianzas con departamentos clave como mantenimiento o manufactura para tener el soporte en mantenimientos preventivos y correctivos en dispositivos de seguridad en maquinaria, equipo, etc.
• Trabajo de vinculación con universidades. Investiga en tu localidad cuales son los programas de vinculación que hay con las universidades y carreras afines. Hay muchos estudiantes que requieren hacer prácticas o proyectos puntuales debido a su plan de estudios, acércate con los directores de carrera y ofrece las áreas donde puedan ayudarte. Incluso si tu presupuesto es limitado puedes ofrecer que los estudiantes trabajen desde sus casas con visitas reducidas a tu planta para revisión de proyecto, recopilación de proyectos o entrevistas.
• Mantén comunicación con tus directivos. Si tienes foros de presentación mensual de temas EHS excelente, utilízalos para solicitar el soporte en conjunto con otras áreas de la planta dentro del despliegue de actividades del Sistema EHS. Si no tienes este tipo de reuniones o son muy esporádicas, pide a tus directivos unos minutos para que te escuchen y les puedas plantear como los grupos a su cargo pueden ayudarte con algunas tareas del Sistema EHS.

Modo contención que si funciona o que es necesario

Como comentábamos, no todo el modo contención es tiempo mal invertido, por ejemplo, cuando toca hacer una investigación por un accidente y eliminas de manera sistemática su causa raíz habrás contribuido para que tu Sistema sea más robusto. En este caso el modo contención habrá sido invertido para eliminar peligros o contaminación. La parte negativa sería que tu sitio tuviera muchos incidentes y te la pasaras en reuniones para definición de acciones. Aun cuando quizás vayas eliminando la causa raíz de estos incidentes te tomaría un plazo más grande eliminar peligros, en este caso tendrás que establecer estrategias para su prevención de manera anticipada; un análisis de estadística de incidentes podría ser un buen inicio.

Otro ejemplo de modo contención efectivo es cuando identificas que siempre se piden las mismas etiquetas para los químicos en tu planta; no trabajes solo para cumplir ese pedido, analiza cómo puedes automatizar la tarea para entregar etiquetas e intégrala a tu Sistema EHS, quizás puedes trabajar con las áreas de almacén de materiales para que desde ahí se etiqueten todos los químicos que llegan a la planta.

Conclusión.

A nadie nos gusta trabajar en modo contención, cuando trabajamos así es muy cansado y muchas veces frustrante, identifica cuando estés en esta modalidad y analiza cómo puedes salir de este ciclo. En ocasiones será necesario pedir retroalimentación de otras áreas para que desde su punto de vista te ayuden mostrándote las mejoras, ese sería un buen comienzo para que despliegues mecanismos para sistematizar tareas e incorporarlas a tu sistema pudiendo pasar del modo reactivo al modo preventivo. Se requiere tiempo, disciplina y trabajo en equipo, pero verás que con un poco de paciencia podrás ir brincando del modo contención al modo preventivo.

Cuéntame en que otros modos de contención te has visto involucrado. ¿Cómo has logrado salir de ahí para brincar al lado preventivo más planeado?

Hasta pronto,

Héctor,